ASPECTOS LEGALES DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

REQUISITOS DE CARACTER LEGAL

Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones del Código de Comercio y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Así mismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa, y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales, los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de ellos.

Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes. Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad, Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden.

Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por serios continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.

Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de 20 años contados desde el cierre de aquellos. Cuando se garantice su reproducción por cualquier otro medio, pueden destruirse transcurridos 10 años.

Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente. Dichos libros y papeles sólo tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara, y completa y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable.

REGISTRO DE LOS LIBROS

Los comerciantes obligados a llevar libros de contabilidad deben registrar los libros teniendo en cuenta entre otros los siguientes aspectos:

- Deben registrarse previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar de su domicilio principal.

- Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad en cada una de ellas.

-  El libro es firmado por el secretario de la Cámara de Comercio, como constancia de su registro.

-  Los libros auxiliares no requieren ser registrados.

PROHIBICIONES EN LOS LIBROS

En los libros de comercio se prohíbe:

v  Alterar, en los asientos, el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.

v  Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos.

v  Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos; cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.

v   Borrar o tachar en todo o en parte, los asientos.

v   Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

v  "Se acepta como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecánica o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares".

v  El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.

v  En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respaldan.".

v  Para efectos fiscales, la contabilidad de los comerciantes deberá sujetarse al Título IV del Libro I del Código de Comercio:

·         Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras. Las operaciones correspondientes podrán expresarse globalmente, siempre que se especifiquen de modo preciso de comprobantes externos que respaldan los valores anotados.

·         Cumplir los requisitos señalados por el gobierno mediante reglamentos, en forma que, sin tener que emplear libros incompatibles con las características del negocio haga posible, sin embargo, ejercer un control efectivo y reflejar, en uno o más libros, la situación económica y financiera de la empresa.