LIBROS DE CONTABILIDAD

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ESTADOS 
FINANCIEROS

ESTADO DE RESULTADOS	BALANCE GENERAL	ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO	ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA	ESTADO DE CAMBIO DEL PATRIMONIO.
Es un documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable.	Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situación financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, avaluados y elaborados de acuerdo con los principios de Contabilidades generalmente aceptadas.	El estado de flujos de efectivo muestra el incremento o disminución del efectivo (o inversiones convertibles en efectivo rápidamente) vinculados a la gestión y cambios en la estructura financiera.	El objetivo de éste informe, considerado por las normas de contabilidad generalmente aceptadas como un estado financiero básico, es suministrar información sobre los cambios ocurridos en el capital neto de trabajo, de tal forma que se pueda evaluar la gestión de los administradores del negocio y mejorar la comprensión sobre la forma como se han desarrollado las actividades y operaciones propias de su objeto social, durante un período dado, por lo regular de un año.	El Estado de Cambios en el Patrimonio, muestra los movimientos que se han dado durante un ejercicio, en las cuentas patrimoniales, tal como en el capital o aportes de los dueños o accionistas; así mismo, muestra las utilidades retenidas registradas en reservas de capital o pendientes de distribuir y refleja el reparto de dividendos; la disposición de los accionistas de no repartir utilidades es con la finalidad de fortalecer su empresa.

LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

·         Es un libro principal y obligatorio de filiación simple, su finalidad principal es de mostrar la situación económica de la empresa. En este libro se registran todos los activos, pasivos y patrimonio que tiene la empresa. Este libro se utiliza dos veces al año, uno al inicio de las operaciones (cualquier mes del año llamado Inventario

·          Inicial) y otro al finalizar el periodo.  Por su aspecto legal y técnico este libro es obligatorio y principal de foliación simple (enumeración de folios) en el que anotaran y registraran todos los inventarios que la empresa realiza bajo su firma y responsabilidad como reflejo de todo lo que posee la empresa o negocio para su funcionamiento y desarrollo.

CONTENIDO DEL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

 El Art. 37 de Código de Comercio determina que el   Libro de Inventarios y Balances se iniciara reflejando el INVENTARIO que deberá formar el comerciante o propietario del negocio al inicio de sus actividades comerciales especificando lo siguiente:

v  El libro de inventarios y balances, empezará por el inventario que deberá formar el comerciante al tiempo de dar principio a sus operaciones, y contendrá:

v   La relación exacta del dinero, valores, créditos, efectos al cobro, bienes muebles e inmuebles, mercaderías y efectos de todas clases, apreciados en su valor real y que constituyan su activo.

v  La relación exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y que formen su pasivo.

v  Fijará en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que será el capital con que principia sus obligaciones.

RAYADO DEL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES:

El rayado para el registro contable del libro de Inventarios y Balances es el siguiente:

Libro De Inventarios

• El libro de inventarios Según el artículo 25 del Código de Comercio, los empresarios deben llevar una Contabilidad que permita un seguimiento cronológico de sus actividades y la formación de Inventarios y Balances.

El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.
Los Inventarios estarán compuestos por un listado que comprenda las diferentes partidas que forman el Patrimonio de la empresa, así como una valoración de las mismas.
El libro de Inventarios y Balances deberá estar encuadernado y foliado, en él deberá anotarse cuando menos el Balance y el Estado de resultados que correspondan a cada ejercicio y, además, las relaciones analíticas del Balance.

Cuando el contribuyente no anote en el libro de inventarios y balances las relaciones analíticas del Balance debe integrar un cuaderno anexo al mismo que contenga cuando menos un inventario que detalle las unidades y el costo de la existencia física de las mercancías. Dicho cuaderno deberá presentarse para su autorización ante la autoridad exactora correspondiente a más tardar el día en que deba presentar su declaración; deberán constar en tal cuaderno los asientos referidos al cierre del ejercicio correspondiente.

Relaciones analíticas del Balance. Son las que contienen en forma analítica o detallada los conceptos que integran a cada una de las cuentas que forman parte de los estados financieros, dichas relaciones se conocen, también, con los nombres de anexos o pormenores del Balance.

Para tener una imagen clara de lo que son las relaciones analíticas, a continuación se presenta un Balance, así como sus anexos o pormenores correspondientes.

Se acostumbra también, registrar en el libro de inventarios y Balances el Estado de pérdidas y ganancias.

Libro Diario

Es un libro principal, denominado también "diario columnario", en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor.

En este libro se encuentra información como:

v  La fecha completa del día en el cuál se realizo el comprobante de diario.

v  La descripción del comprobante.

v  La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta.

v  Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.

v  Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones legales.

ASPECTO LEGAL:

El libro diario es un libro principal   y obligatorio de foliación simple, en ello se registran las transacciones operacionales que la empresa realiza.

Este libro es importante, porque nos va a reflejar todo el movimiento operacional que la empresa efectúa en forma cronológica, clara y ordenada, es decir día a día, mes a mes según señala el calendario, indicando claramente quien es el deudor y quien es el acreedor, por medio del diario se demuestra claramente el mecanismo de la ciencia de la partida doble, porque cada operación registrada en este libro consta de un debito y de un crédito, equivalente, entre si.

Su estudio facilita enormemente la buena marcha de cualquier negocio, resultando una óptima guía para las empresas .Las cuentas que tienen movimientos en este libro serán las mismas que se empleen en el libro mayor.

La creación de los asientos contables en este libro debe ser de acuerdo a los documentos que dan fe   a la transacción operacional.

El Diario  es un libro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico en el libro Diario se llama asiento; es decir en él se registran todas las transacciones realizadas por una empresa.

Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de débito en una o más cuentas y crédito en otra(s) cuenta(s) de tal manera que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Se garantiza así que se mantenga la ecuación de contabilidad. Así mismo pueden existir Documento Contable que agrupen varios asientos y estos a su vez sean asignados a diferentes cuentas contables.

FORMATO

Un asiento de diario incluye como mínimo:

La fecha de la transacción o contabilización o ambas.

Los nombres o códigos de las cuentas que se debitan.

Los nombres o códigos de las cuentas que se acreditan.

 El importe de cada débito y crédito

Una explicación de la operación que se está registrando

Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones.

El primer registro de una operación se hace en el diario.

ASPECTOS LEGALES DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

REQUISITOS DE CARACTER LEGAL

Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones del Código de Comercio y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Así mismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa, y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales, los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de ellos.

Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes. Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad, Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden.

Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por serios continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.

Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de 20 años contados desde el cierre de aquellos. Cuando se garantice su reproducción por cualquier otro medio, pueden destruirse transcurridos 10 años.

Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente. Dichos libros y papeles sólo tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara, y completa y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable.

REGISTRO DE LOS LIBROS

Los comerciantes obligados a llevar libros de contabilidad deben registrar los libros teniendo en cuenta entre otros los siguientes aspectos:

- Deben registrarse previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar de su domicilio principal.

- Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad en cada una de ellas.

-  El libro es firmado por el secretario de la Cámara de Comercio, como constancia de su registro.

-  Los libros auxiliares no requieren ser registrados.

PROHIBICIONES EN LOS LIBROS

En los libros de comercio se prohíbe:

v  Alterar, en los asientos, el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.

v  Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos.

v  Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos; cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.

v   Borrar o tachar en todo o en parte, los asientos.

v   Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

v  "Se acepta como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecánica o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares".

v  El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.

v  En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respaldan.".

v  Para efectos fiscales, la contabilidad de los comerciantes deberá sujetarse al Título IV del Libro I del Código de Comercio:

·         Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras. Las operaciones correspondientes podrán expresarse globalmente, siempre que se especifiquen de modo preciso de comprobantes externos que respaldan los valores anotados.

·         Cumplir los requisitos señalados por el gobierno mediante reglamentos, en forma que, sin tener que emplear libros incompatibles con las características del negocio haga posible, sin embargo, ejercer un control efectivo y reflejar, en uno o más libros, la situación económica y financiera de la empresa.

MOVIMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS

CUENTAS REALES O DE BALANCE

ACTIVO:   Representan los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa.  Se entiende por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos; por derechos, las cuentas por cobrar y los créditos a su favor.

Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el debe, disminuyen y se cancelan en el haber, por lo general su saldo es débito.

PASIVO:   Representa las obligaciones contraídas por la empresa, para su cancelación en el futuro.  Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto.

Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el haber; disminuyen y se cancelan en el debe, por lo general su saldo es crédito.

PATRIMONIO: Es el valor resultante de la diferencia entre el activo y el pasivo. Representa los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa, y además incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de pasivo.

CUENTAS NOMINALES

INGRESOS: Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia. 

Estas cuentas empiezan y aumentan en el haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio, para cancelar su saldo.

GASTOS: Una empresa debe efectuar pagos por servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una pérdida, porque esos valores no son recuperables. 

Estas cuentas empiezan y aumentan en el debe; disminuyen y se cancelan el el haber. Su saldo es débito.

COSTO DE VENTA: Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta.

Estas cuentas empiezan y aumentan en el debe, disminuyen y se cancelan en el haber; normalmente no se acreditan; su saldo es débito.

DE ORDEN

DEUDORAS:   Los dineros, documentos y bienes que conforman el grupo de cuentas de orden deudoras se manejan como las cuentas de activo; por tanto su saldo es débito.

ACREEDORAS: Los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociación constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras; éstas se manejan como cuentas del pasivo, por lo cual su saldo es crédito.

Bienvenidos al blog "CONTABILIDAD FÁCIL" en el encontrarás algunas generalidades de :
Clasificación y Movimiento  de las Cuentas.
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